Software sob medida ou pronto: como decidir

Na maior parte dos casos, o sistema pronto resolve melhor e mais barato. Software sob medida compensa quando o processo que você quer automatizar é o que diferencia a sua empresa da concorrência, quando o volume torna a licença por usuário cara demais, ou quando o dado que você precisa cruzar mora em sistemas que não conversam. Fora dessas três situações, construir costuma custar mais e entregar menos.

Comece pela resposta desconfortável

Quem vende software sob medida quase nunca diz isto: na maior parte das empresas, o sistema de prateleira é a escolha certa. Ele já foi testado por milhares de clientes, custa uma fração, entra no ar em dias e alguém do outro lado é pago para mantê-lo funcionando.

Construir do zero um sistema que já existe pronto é a forma mais cara de chegar ao mesmo lugar, e ainda por cima devagar.

A pergunta útil não é qual dos dois é melhor. É se o seu caso está entre as exceções em que construir se paga.

As três situações em que construir compensa

São poucas, e elas têm em comum o fato de o sistema pronto cobrar um preço que não aparece na fatura.

• O processo é o seu diferencial. Se o jeito como a sua empresa faz aquilo é o motivo de o cliente escolher você, moldar esse jeito ao que o software de prateleira permite é abrir mão da vantagem.
• O volume tornou a licença cara. Sistema cobrado por usuário ou por transação tem um ponto em que a conta anual passa o custo de construir e manter o seu.
• O dado que decide mora em sistemas que não conversam. Quando a informação que a diretoria precisa só existe cruzando três exportações na mão, o problema não se resolve trocando de sistema.

As situações em que o pronto ganha, e ganha fácil

Vale dizer com clareza, porque economiza o tempo de todo mundo.

• Processo padrão de mercado: folha, contabilidade, emissão fiscal, e-mail e assinatura de documento
• Loja virtual e site institucional, onde as plataformas prontas estão anos à frente do que compensa construir
• Empresa em fase de descobrir o próprio processo, que ainda vai mudar de ideia várias vezes
• Time sem ninguém disponível para explicar o processo e decidir durante o projeto

O custo que as duas contas escondem

A comparação honesta não é licença contra desenvolvimento. É custo total de cada caminho ao longo de três a cinco anos.

No sistema pronto entram a licença, a customização que quase sempre é preciso contratar, o trabalho manual que fica sobrando porque o sistema não faz daquele jeito, e o custo de sair dele um dia. No sob medida entram o desenvolvimento, a infraestrutura, a sustentação e o risco de ficar dependente de quem construiu.

Nenhum dos dois é barato. O erro comum é comparar a licença do primeiro ano com o orçamento de desenvolvimento e parar por aí.

O meio termo que resolve boa parte dos casos

Existe um caminho que raramente é oferecido, porque ele vende menos: manter o sistema pronto onde ele é bom e construir só a camada que falta.

O ERP continua cuidando de nota e estoque. Em cima dele entra o que é seu, a regra que ninguém mais tem, a integração que faltava, o painel que junta o que estava separado. Costuma custar uma fração de reescrever tudo e preserva o que já funciona.

É assim que a maior parte dos nossos projetos de integração começa, e boa parte deles termina sem precisar de sistema novo.

Como decidir sem apostar

Escreva o processo antes de olhar qualquer ferramenta. Depois procure pronto e liste o que ele não faz. Se o que falta for detalhe de conforto, o pronto ganha. Se o que falta for justamente aquilo que faz a sua empresa ganhar dinheiro, aí a conversa muda.

Esse é o conteúdo do diagnóstico que a gente faz antes de qualquer proposta. Ele termina com uma recomendação escrita, e várias vezes a recomendação é comprar pronto.

Quando isto não é para você

Esta página não serve para quem já decidiu e quer só uma validação. Também não serve para comparar duas ferramentas específicas do mercado, porque isso depende do seu processo e muda a cada versão que os fornecedores lançam.

Perguntas frequentes