Como implementar IA na empresa: o plano das 3 etapas

Implantar IA na empresa começa por escolher um caso só. A gente faz assim: diagnóstico, para ouvir o time e abrir os processos; piloto, com escopo fechado e métrica combinada antes de escrever a primeira linha; escala, quando o resultado se repete e vira padrão. Cada etapa tem entregável nomeado, gente responsável dos dois lados e critério de aceite escrito. Sem isso, o projeto vira prova de conceito eterna.

Antes da etapa 1: o que precisa existir

Tem uma pergunta que a gente faz na primeira conversa: onde dói e quanto isso custa por mês. Se a resposta não existe, a empresa ainda não está pronta para a etapa 1. Está pronta para uma conversa sobre processo, e tudo bem começar por aí.

O resto é bem prático. Precisa de alguém com autoridade para aprovar mudança de processo, acesso aos dados que já existem (ERP, CRM, planilha, o que for) e um time que aceite ser entrevistado sem achar que virou auditoria. A gente já viu projeto emperrar quatro semanas esperando uma liberação de acesso que ninguém sabia quem assinava.

• Um dono do projeto do lado do cliente, com poder de aprovar mudança de processo
• Acesso de leitura aos sistemas que guardam o dado do caso escolhido
• Duas ou três pessoas da operação disponíveis para entrevista
• Clareza sobre o que a empresa mede hoje, mesmo que seja pouco
• Um responsável de TI ou de segurança para tratar acesso e LGPD

Etapa 1: diagnóstico

O diagnóstico não termina em apresentação bonita. A gente senta com quem executa, abre o processo passo a passo e mede onde o tempo some. Depois olha o dado que a empresa já tem, porque projeto de IA morre mais por dado bagunçado do que por modelo ruim.

Duração: ainda não publicada aqui. Os papéis do nosso time no diagnóstico também não estão publicados. Do lado do cliente entram o dono do projeto, duas ou três pessoas da operação e quem cuida dos sistemas. As entrevistas são curtas e separadas por função, para gerente e analista falarem sem plateia.

Entregável nomeado: o Mapa do Processo Atual e a Ficha do Caso Piloto. A ficha traz o caso escolhido, a métrica base com o valor de hoje, a fonte de onde esse valor sai, o que está dentro do escopo, o que fica de fora e o critério de aceite do piloto.

Critério de aceite da etapa: o cliente consegue explicar, com as próprias palavras, qual caso vai para produção, qual número vai mudar e de onde esse número sai. Se ele não consegue, o diagnóstico não acabou.

O que trava aqui: métrica que ninguém mede hoje, dado que só existe na cabeça de uma pessoa e três áreas puxando o piloto para lados diferentes. Quando aparecem três candidatos, a gente escolhe um. Um só.

Etapa 2: piloto

Piloto tem data de fim. Uma área, um caso, escopo fechado e a métrica já combinada na etapa anterior. A construção acontece em ciclos curtos, com o time do cliente vendo o que está de pé antes de virar rotina oficial.

Duração: ainda não publicada aqui. Do lado do cliente, a participação é menor que no diagnóstico, mas é regular, com tempo reservado toda semana para validar, corrigir exemplo errado e testar de verdade.

Entregável nomeado: o caso rodando em produção, com o time usando no dia a dia, mais o Relatório de Aceite comparando a métrica base com a métrica depois, medida na mesma fonte e do mesmo jeito.

Critério de aceite da etapa: o número combinado foi medido e o time da operação usa a solução sem a gente por perto. Se só funciona quando o nosso time está na sala, não passou.

O que trava aqui: escopo que cresce no meio do caminho, integração com sistema legado sem documentação e aprovação de acesso parada em TI. Pedido novo não entra no piloto, entra na lista da etapa 3.

Etapa 3: escala

Escala é o contrário de novidade. A gente pega o que já funcionou e repete em mais áreas, com mais volume, com mais gente treinada. Nada de recomeçar do zero com outra ideia.

Entregável nomeado: manual de operação, rotina de monitoramento e treinamento das equipes que vão usar. O monitoramento acompanha custo por execução, taxa de erro e quantos casos foram passados para atendimento humano. Isso importa mais do que parece, porque custo de modelo sem acompanhamento é o que estoura orçamento no terceiro mês.

Critério de aceite da etapa: outra área roda o mesmo padrão sem depender de quem construiu. E existe um dono interno da rotina, com nome, que responde quando o número sai da faixa.

O que trava aqui: entrega sem dono, treinamento feito uma vez só e time que aprendeu a apertar o botão mas não sabe o que fazer quando a resposta vem errada.

Onde as implantações travam de verdade

Quase nenhuma delas trava por causa de tecnologia. Trava por causa de acordo mal escrito no começo.

A lista abaixo é a que a gente checa toda semana durante o projeto. Serve também para você auditar um projeto que já está andando com outro fornecedor.

• Piloto sem métrica combinada antes, o que deixa o resultado aberto a interpretação
• Métrica medida de um jeito no começo e de outro no fim
• Escopo que cresce a cada reunião sem repactuar prazo
• Acesso a sistema pendente de aprovação que ninguém cobrou
• Dado do caso escolhido que não existe de forma consultável
• Time da operação que descobriu o projeto quando ele já estava pronto
• Custo de execução sem monitoramento depois da entrega
• Nenhum dono interno para a rotina depois que o fornecedor sai

Por que a gente escreve isso desse jeito

O Grupo Life Company opera 12 plataformas SaaS próprias em produção, com IA rodando em cobrança, atendimento, financeiro e busca. Os erros descritos aqui a gente cometeu no próprio caixa antes de escrever em página de site.

Já são mais de 1.500 empresas atendidas. A infraestrutura em produção usa AWS, Google Cloud e Oracle, com modelos da OpenAI, Anthropic e Google Gemini conforme o caso pede, e Stripe no que envolve pagamento. O atendimento é 100% online, com a sede em São Paulo, na Alameda Jaú, 1177.

Uma coisa que a gente não faz: prometer percentual de economia antes de medir o seu processo. O número que interessa é o seu, tirado da sua fonte, comparado com o valor que existia antes da gente chegar.

Quando isto não é para você

Esta página não serve para quem quer preço fechado de projeto antes do diagnóstico, para quem não pode liberar acesso de leitura aos próprios dados, para quem precisa de IA porque o concorrente anunciou algo no LinkedIn e para quem espera trocar um time inteiro por automação em poucas semanas. Também não serve para quem quer um piloto sem métrica combinada. Nesse formato a gente não trabalha, porque no fim ninguém consegue dizer se deu certo.

Perguntas frequentes